Update inspecties Producert ten tijde van de Corona maatregelen

Beste klant,

Graag wil Producert u informeren over het uitvoeren van inspecties op afstand zoals we die momenteel uitvoeren in verband met de maatregelen rondom het Corona virus. De maatregelen hebben op ons allen grote impact. We zijn ons allemaal bewust dat het reduceren van het aantal besmettingen erg belangrijk is. Samen met u willen wij er alles aan doen om het aantal contacten te beperken. Hieronder hebben we een aantal vragen en antwoorden op een rijtje gezet om u iets meer informatie te geven over hoe de inspecties momenteel verlopen. Vooral het uploaden van uw documenten in uw portaal van IKB Nederland is nu heel belangrijk.

Blijven de inspecties allemaal doorgang vinden?
Ja, deze blijven doorgang vinden. De inspecteurs voeren de inspecties uit d.m.v. een telefonisch interview. Daarnaast door het checken van de databanken, het checken van documenten, en het aanleveren van andere bewijzen. Daarnaast kennen ze vaak de situatie op uw bedrijf en weten wat de aandachtspunten zijn.

Ontvang ik nog steeds een certificaat?
Voor de afzet van uw dieren is het belangrijk dat de inspectie en certificering doorgaat. Met de huidige werkwijze kan het certificaat toch worden verlengt in deze situatie. Uw certificaat en de looptijd ervan zullen net als altijd zichtbaar zijn in uw portaal en in de openbare registers die door de afnemers worden gebruikt.

Hoe gaat een telefonisch inspectie nu in zijn werk?

• De inspecteur zal u gericht interviewen over de artikelen uit de reglementen.
• De inspecteur zal documenten controleren die u geüpload heeft in uw portaal van IKB Nederland onder “documentenbeheer”.
• De inspecteur zal in I&R databanken, antibiotica databanken en bloedmonitoringsdatabanken een beoordeling uit voeren.
• De inspecteur stelt een rapport op dit zal beoordeeld worden door de certificeringsafdeling.

Wat als ik nog niet alle documenten heb geüpload  die benodigd zijn voor het uitvoeren van een inspectie?
Artikelen waarvan documenten die nog niet geüpload zijn zullen tijdens een telefonische inspectie door de inspecteurs op “niet conform” gezet worden. U ontvangt dan een sanctiebrief en dient dit alsnog op te lossen. Wij vragen u om nu alvast alle documenten te uploaden. Als de inspecteur belt, dan hebt u alles gereed.

Wat kan ik samen met mijn dierenarts doen om de inspectie te vergemakkelijken?
Deze situatie dwingt ons om meer documenten digitaal goed op orde te hebben. Het portaal dat Producert gebruikt voor de inspecties is hier goed op ingericht. Zowel de veehouder als de dierenarts kan de veterinaire documenten uploaden. Het vergemakkelijkt de inspectie voor de boer. Als de veehouder de visitebrieven, bedrijfsgezondheidsplannen, bedrijfsbehandelplannen, euthanasie verklaringen, en dergelijke heeft geüpload dan scheelt dat heel veel zoek werk in papieren administratie en het doorsturen van documenten per mail.

Heeft u als veehouder of dierenarts nog geen inlogaccount?
Op de website www.ikbnederland.nl kunnen veehouders een inlogaccount aanmaken. Dierenartsen dienen dit via een email aan te vragen bij IKB Nederland. Heeft u nog geen account? Dan mag u ook even naar ons kantoor bellen. We helpen u graag om dit aan te maken. Houd er wel rekening mee dat door het Corona virus de bezetting beperkter kan zijn.

De I&R meldingen kan ik ook doen via MijnPortaal, heeft dat voordelen bij een inspectie?
Ja zeker, in deze situatie kan er meteen een check worden gedaan op de aanvoer en afvoer adressen. Er kan beoordeeld worden of de aan en afvoer keurmerk waardig is. Het nasturen van documenten hoeft u dan niet meer te doen. Voor varkens, runderen, schapen en geiten kunt u gratis gebruik maken van de I&R module.

Hoe kan ik gegevens uit wisselen met mijn dierenarts?
Om op een vertrouwde manier gegevens tussen veehouder en dierenarts uit te wisselen dienen beide een account te hebben. Hierna dienen de veehouder en de dierenarts een 1 op 1 relatie aan te gaan via het kopje “Mijn dierenarts”. Hier kan de veehouder zijn dierenarts uitnodigen, of de dierenarts de veehouder. Heeft u als veehouder en dierenarts een account en is de 1 op 1 relatie geaccepteerd door beide partijen? Dan kunnen de documenten in uw portaal geplaatst worden.

         Veehouder                                                                Dierenarts
     

Is mijn dierenarts verantwoordelijk voor het uploaden in mijn account?
Nee, dat bent u als veehouder welke deelneemt aan een keurmerk. Ook de verantwoordelijkheid om bedrijfsbehandelplannen en bedrijfsgezondheidsplannen in uw portaal te plaatsen ligt bij de veehouder.

Moet mijn dierenarts ook een account hebben?
Ja zeker, ook de dierenarts dient een account aan te maken. De 1 op 1 relatie dient bevestigd te worden. Zonder wederzijdse bevestiging kunnen bijv. de antibiotica leveringen niet worden beoordeeld.

Wat is het voordeel voor mijn dierenarts?
Ook de dierenarts heeft alle documenten van uw bedrijf in zijn portaal centraal. De registratie van geleverde antibiotica staat ook in zijn portaal. En misschien het belangrijkste, als u een inspectie krijgt hoeft u en uw dierenarts niet met spoed alles gereed te maken. Het uploaden van de documenten in uw account vergemakkelijkt de inspecties voor iedereen.

Is de telefonische helpdesk van Producert gewoon bereikbaar?
Voorlopig blijft de telefonische helpdesk bereikbaar. Wel is de bereikbaarheid beperkt van 8:00 uur – 12:00 uur. Per mail proberen we alle vragen zo spoedig mogelijk te blijven beantwoorden.  We willen u wel vragen om het kantoor op dit moment zo min mogelijk te belasten met vragen over de situatie per telefoon. Na een inspectie ontvangt u een brief met daarin de sancties en een uitleg hoe u deze op kunt lossen.

Hoe lang gaat dit duren?
Hoelang deze situatie aanhoudt en wat we later nog moeten doen, is nog niet duidelijk maar voor nu geldt dat zowel u als de medewerkers van Producert het meest gebaat zijn bij het gezond blijven en het beperken van contacten.

IKB Nederland Facebook en LinkedIn
U kunt IKB Nederland nu ook volgen via Facebook. Klik hier om gelijk naar de Facebookpagina van IKB Nederland te gaan. Door onze pagina te liken blijft u op de hoogte van de nieuwtjes op het gebied van de veehouderij. Meer informatie over IKB Nederland voor alle diersoorten vind u op www.ikbnederland.nl.